Requisitos para la creación de ficheros de titularidad privada: Notificación

Para la creación de estos ficheros hay que cumplir un procedimiento formal
establecido en el artículo 27 de la LOPD, siguiendo los pasos que se describen a
continuación:
A. Notificación previa a la AEPD, cumplimentando los modelos o formula-
rios electrónicos aprobados al efecto por la AEPD en resolución de 12 de
julio de 2006 y publicados en el Boletín Oficial del Estado de 31 de julio
2006, en los que se detallará necesariamente la identificación del responsa-
ble del fichero, el nombre del fichero, sus finalidades y los usos previstos,
el sistema de tratamiento empleado, el colectivo de personas sobre el que
se obtienen los datos, el procedimiento y la procedencia de los datos, las
categorías de datos, el servicio o unidad de acceso, la identificación del
nivel de medidas de seguridad básico, medio o alto exigible y, en su caso
la identificación del encargado de tratamiento donde se encuentre ubicado
el fichero y los destinatarios de cesiones y transferencias internacionales de
datos. Además, se declarará un domicilio a efectos de notificación. En
función de lo establecido en el RLOPD, esta notificación podrá realizarse
en diferentes soportes, tal y como se explica a continuación:

  • En soporte electrónico -mediante comunicación electrónica o en soporte informático-, utilizando el programa NOTA (Notificaciones Telemáticas a la Agencia) para la generación de notificaciones que la AEPD ha puesto a disposición de todos los ciudadanos.
  • En soporte papel, utilizando igualmente los modelos aprobados por la AEPD. Estos formularios se pueden obtener gratuitamente en la página web de la AEPD (www.agpd.es).

B. Si la notificación se ajusta a los requisitos exigibles, el Director de la AEPD, a propuesta del Registro General de Protección de Datos (en adelante, RGPD), acordará la inscripción del fichero asignándole el correspondiente código de inscripción. En caso contrario, dictará resolución denegando la inscripción, debidamente motivada y con indicación expresa de las causas que impiden la inscripción.

El art. 59.3 del RLOPD, introduce como novedad la posibilidad del Director de la AEPD de establecer procedimientos simplificados de notificación en atención a
las circunstancias que concurran en el tratamiento o el tipo de fichero al que se refiere la notificación.

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