Particularidades sobre la notificación de la creación del fichero

¿Quien tiene que notificar la creación del fichero a la Agencia Española de protección de Datos?.

La notificación de la creación de ficheros de datos de carácter personal ante la AEPD es una obligación que corresponde al responsable de los mismos, de manera
que cuando se tenga previsto crear un fichero del que resulten responsables varias personas o entidades simultáneamente, cada una de ellas deberá notificar, a fin de proceder a su inscripción en el RGPD, la creación del correspondiente fichero. Además, esta obligación no conlleva coste económico alguno.

¿Qué garantiza la inscripción del fichero?

Es importante destacar que la inscripción de los ficheros debe encontrarse actualizada en todo momento y es meramente declarativa, sin calificar que se estén
cumpliendo las restantes obligaciones derivadas de la LOPD. Como consecuencia, que el RGPD acepte la inscripción de un fichero no conlleva, en ningún caso, un reconocimiento por parte de la AEPD de cumplimiento de ninguna otra obligación establecida en la normativa vigente en materia de protección de datos. Tal y como se expresa la propia AEPD en sus notificaciones:
“La inscripción de un fichero en el Registro General de Protección de Datos, únicamente acredita que se ha cumplido con la obligación de notificación dispuesta en la Ley Orgánica 15/1999, sin que se esta inscripción se pueda desprender el cumplimiento por parte del responsable del fichero del resto de las obligaciones previstas en dicha Ley y demás disposiciones reglamentarias.”

Ventajas de la notificación.

Beneficios de la notificación para los ciudadanos.

No por ello, debemos restar importancia al cumplimiento de la obligación de notificar los ficheros ya que permite dar publicidad de su existencia, poniendo a disposición de todos los ciudadanos, los ficheros en los que podrían encontrarse sus datos personales, facilitándoles de este modo el conocimiento de lo siguiente:

  • La totalidad de ficheros en los que podrían encontrarse sus datos personales.
  • La identificación del fichero, sus finalidades y los usos previstos, el sistema de tratamiento empleado, el colectivo de personas sobre el que se obtienen los datos, el procedimiento y procedencia de los datos, las categorías de datos, el servicio o unidad de acceso, la identificación del nivel de medidas de seguridad básico, medio o alto exigible y, en su caso, la identificación del encargado de tratamiento donde se encuentre ubicado el fichero y los destinatarios de cesiones y transferencias internacionales de datos.
  • Los responsables ante los que pueden ejercitar los derechos de acceso, rectificación, cancelación u oposición.

Beneficios para la AEPD.

Pero las ventajas de la inscripción registral no alcanzan únicamente a los ciudadanos, sino que se extienden tanto a la AEPD como a los propios responsables de los ficheros.

En relación con la AEPD, podemos destacar que la inscripción de los ficheros le permite disponer de una relación actualizada de los ficheros inscritos, facilitándole:

  • el cumplimiento de la obligación de velar por la publicidad de la existencia de los ficheros de datos con carácter personal, el conocimiento de todos los ficheros que deben cumplir con las obligaciones establecidas en la LOPD y su normativa de desarrollo, el ejercicio de las actividades que la normativa le encomienda como Autoridad de Control y el ejercicio del derecho de consulta de los ciudadanos.

Beneficios para el responsable del fichero.

Desde la perspectiva del responsable de los ficheros, podemos apreciar las siguientes ventajas respecto de la inscripción de ficheros en el RGPD:

  • Evitar la imposición de sanciones.
  • Mostrar el compromiso o la intención de cumplir con la normativa de protección de datos.
  • Facilitar a los titulares de los datos contenidos en sus ficheros el ejercicio de los derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición.
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