Ficheros de titularidad publica

Concepto.

Los ficheros de titularidad pública son definidos en el artículo 5.1.m) del RLOPD como “los ficheros de los que sean responsables los órganos constitucionales o con relevancia constitucional del Estado o las instituciones autonómicas con funciones análogas a los mismos, las Administraciones públicas territoriales, así como las entidades u organismos vinculados o dependientes de las mismas y las Corporaciones de derecho público siempre que su finalidad sea el ejercicio de potestades de derecho público”, como por ejemplo los colegios profesionales.

Disposiciones de la LOPD en relación con los ficheros de titularidad pública.

En relación con estos ficheros hay que tener en cuenta las disposiciones sectoriales establecidas por la LOPD. Con base en las mismas, podemos afirmar que la creación de los ficheros de las Administraciones Públicas sólo podrá hacerse por medio de disposición general publicada en el Boletín Oficial del Estado o diario oficial correspondiente -artículo 22 LOPD-. Dicha disposición deberá indicar:

  • La finalidad del fichero y los usos previstos para el mismo.
  • Las personas o colectivos sobre los que se pretenda obtener datos de carácter personal o que resulten obligados a suministrarlos.
  • El procedimiento de recogida de los datos de carácter personal.
  • La estructura básica del fichero y la descripción de los tipos de datos de carácter personal incluidos en el mismo.
  • Las cesiones de datos de carácter personal y, en su caso, las transferencias de datos que se prevean a países terceros.
  • Los órganos de las Administraciones responsables del fichero.
  • Los servicios o unidades ante los que pudiesen ejercitarse los derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición.
  • Las medidas de seguridad con indicación del nivel básico, medio o alto exigible.

El artículo 55 del RLOPD, establece un plazo de treinta días desde la publicación de su norma o acuerdo de creación en el diario oficial correspondiente, para que todo fichero de datos de titularidad pública sea notificado a la AEPD para suinscripción en el RGPD.

Cuando la actividad relacionada con la finalidad del fichero no pueda ser considerada como “pública” en sentido estricto, este se considerará privado, como por ejemplo el fichero de formación de un colegio profesional, cuya finalidad es dar formación a los colegiados o terceras personas.

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